聯太公關曾經面臨一段整合期,如今調整步伐,以厚實的基礎迎接公關業質變時代的來臨 。
聯太公關小檔案
.成立時間:1974年6月
.所屬集團:和信傳播集團
.公司組織:總經理之下設執行秘書、專案經理、客服一部、客服二部、資訊中心、媒體中心。
.主要幹部:董事長:葉明勳、總經理:許國禎、客戶服務總監:朱承天、田中臺。
.1992年營業額:3,500萬台幣。
.1993年預計營業額:4,500萬台幣(平均達成率,至6月已超過)。
.主要客戶:環保署、文化總會、中國人壽、台塑集團、三洋電機、ICRT、倫飛電腦、DHL、Motoro1a、Remy Martin。
.執行中重要個案:
1.兒童電視年系列活動(電視文化研究委員會)。
2.全面提昇產品形象計劃(外貿協會)。
3.「美在台北──第一屆國際藝術饗宴」。
當2年多前,也就是1991年3月初,許國禎剛進入聯太公司接任副總時,整個公關業界正處於草創時期,人事流動頻繁,新公司紛紛創設,也有不少公司關門。聯太內部也同樣面臨人事變動的衝擊。
許國禎到聯太任職後,即重新調整內部組織、培訓人才、充實設備、加強服務內涵。去年1月,許國禎升任聯太總經理後,繼續推動這些基礎工作。經2年多耕耘,聯太的基礎工作上軌道,於是邀請動腦雜誌前往,詳細簡報聯太重新佈局後的成果。
全面電腦化、網路化
電腦化、網路化是許國禎到聯太後首先著手的工作。他認為,這是一個比資訊、比專業、比服務、比快速的行業,公關業最重要的是給客戶充份的信賴感,其中重要的環節,從提案、溝通、到執行,都需大量文書作業,來提供客戶充足的資訊。因此,為使員工工作效率及品質提高,並將公司整體資源迅速分享,大力推動聯太完成電腦化、網路化。
網路化的關鍵在於整合所有檔案,並進行分類及集中管理,經過專案部門與同仁充份溝通後,才順利完成網路化的前置作業,達成資源共享的目的。
為了推動電腦化工作,包括高階主管在內,都被要求先熟悉中文輸入作業,經過一年推動,在1992年驗收。硬體方面,已達一人一機。軟體方面,完全使用合法軟體。總計軟、硬體的投資金額超過250萬台幣。
許國禎表示,未來聯太努力的方向是,完成電腦通訊系統及建立資料庫。
另外,為配合人才擴充及組織功能需求,聯太在今年3月底完成主管調動。原客戶服務監督朱承天調升客戶服務總監;原客戶服務監督鄭守真離職,遺缺由客戶服務總監出中臺兼代;原資深客戶服務專員黃健予調升媒體中心主任;原資訊中心組長蘇宜珊升任該中心主任。另聘陳世欣博士擔任專案經理,負責提供客戶內部組織傳播、企業文化(Business Climate)等專業諮詢,同時也進行聯太的資訊及研究成果整合,未來更可為客戶進行意見調查、社會調查等多項的服務。
員工訓練不能求快
許國禎表示,經過一兩年的調整,聯太公司1992年開始有不錯的盈餘,與1991年比較,營業收入增加61%,毛利增加114%;1993年上半年的營運目標也已達成。這些都是因組織人員及設備足夠,也是日後發展的最佳機會點。
對於人力資源,聯太一直願意接受人才。由於和信傳播集團的行政工作,人力共用,所以聯太28位員工皆是專業公關人才,是同業中最多。學歷皆是大專程度,研究所畢業佔31.8%。在教育訓練上,除了有「問題分析與決策」訓練及長期的英文訓練,並鼓勵員工自己找尋訓練課程。今年內部訓練以「管理」、「公關」、「趨勢」三大主題來設計。許國禎指出,員工的經驗很重要,不能求快,只有靠紮實的訓練來累積經驗。
對於公關業未來的發展,許國禎也提出他的看法。對許多客戶而言,公關公司雖然重要,但也不見得完全需要公關公司來做。例如:內部溝通、客戶服務、新聞發佈都可以由客戶自己來做。當客戶在這方面被訓練得很熟練後,愈來愈多的客戶會將部份公關工作收回自己做,預期未來2、3年,公關業將面臨質變;公關公司若只是替客戶做新聞連繫,替代性太高,可能會遭淘汰。聯太希望未來能為客戶提供公關策略,並以全球著名、優秀的公關公司為競爭對象。具體的做法就是強化聯太的幕僚單位「媒體中心」及「資訊中心」。
資訊是公關業最佳武器
聯太媒體中心有4項主要工作:1.支援媒體作業;2.建立媒體資料庫;3.協調策劃教育練;4.推動電腦化及網路化。除長期協助客戶與媒體保持聯絡,並針對媒體的人事或改版作觀察分析,對聯太內部提出「月報」。
資訊中心則包括:1.新聞媒體監看;2.參考諮詢服務;3.中央檔案及圖書典藏。該中心是以大量資訊為基礎,並由圖書館學專業人才負責整理規劃。由於漸有盈餘,未來資訊中心很可能成為獨立的單位。許國禎認為,面對環境的變化,公關公司一定要有充份的資訊才能提供好的服務,資訊就是武器。
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